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ASQ MBB分享系列:“本月话题”第三弹—— 项目关闭和年终总结,有那么难吗?(三)

发布日期:2019-01-21 13:29:05

年底了,你在忙什么?


是不是在为项目关闭、年终总结发愁?


为帮助MBB/BB们解决日常工作中常见的问题,由ASQ CMBB Jackie负责的ASQ MBB成长群将从2018年11月起开设“本月话题”,第一次分享会于11月27日晚20:00-21:30举行。


本次线上分享史无前例邀请到四位MBB作为分享嘉宾,他们是:

  1. Bruce Shi,百威啤酒MBB, GE CMBB

  2. Kelly Chen,Sanmina BB Instructor,ASQ CSSBB

  3. Charles Lv,天纳克MBB

  4. Leo Zhang,嘉吉投资MBB,ASQ CMBB


各位MBB的分享内容非常值得大家思考和参考。我们将分3次为大家呈现线上分享会的干货,希望能够给大家在2018岁末总结、2019年初的立项规划以及全年项目推进中有所助益。本文为第三期:


第一期:项目关闭(Bruce)、项目财务收益结算(Kelly);

第二期:六西格玛推进年度总结(Charles);

第三期:六西格玛总结应用场景及最佳实践(Leo)



题目:六西格玛总结应用场景及最佳实践

嘉宾:Leo Zhang

嘉吉投资MBB,ASQ CMBB


年终我们都需要做总结,不管你是做持续改进还是任何职能工作。本文分享三个应用场景:正式会议、书面总结、电梯讲演


01

六西格玛总结的应用场景1:

正式会议


有一天,我们的Line Manager说:“小张,你能不能做一个1小时的汇报,定在本周五下午2点”,这时你该怎么办?我们需要准备PPT和文档,做总结。这就是第一个最常见的场景。这里相当于非常具体的汇报,不仅仅把我们的关键绩效指标(年初设定多少、年末达到多少?),还要给老板讲如何达到指标的,也就是不仅仅结果重要,实现的过程甚至实施方法也很重要,那么展现实施过程就显得尤为关键。


如何把ppt做的很明确很清晰呢?先看三个实例的对比:


实例1:文字描述 VS 图文混排


以上两个ppt页面就是我们经常在做报告上遇到的问题,文字描述 VS 图文混排?我们应借助ppt的优势,要用简单明确的图表或数字突出亮点,因为做ppt是要搭配讲解的,并不需要把所有要讲解的内容都写在ppt里。大家可以关注高科技行业的一些新品发布会,风格和形式都值得借鉴。比如苹果,小米等…


实例2:图表呈现 VS 突出重点Highlights

 


现在大家在做总结时很容易数据作出一些图形,但是否都能够突出重点呢?通过以上两张图对比,第一张图是简单的时间序列图;而第二张图标识了2017年6月份的重点举措及其效果,重点非常突出。这也印证了前述“结果重要、实施方法也很重要”的观点。


实例3:多维度数据 VS 表格化呈现对比

当我们遇到很多个数据时,我们可以进行表格化呈现,这样可以清晰的进行对比。请看以下两页ppt实例:


总之,正式会议中,做六西格玛总结应注意:

  1. 不仅要说结果,还要说明过程;

  2. PPT展示技巧,作出图文并茂的总结(以上3个示例只是沧海一粟,其他很多技巧还望大家多应用多练习。)


02

六西格玛总结的应用场景2:

书面总结


有一些国内的企业管理层要求你写书面的文字总结,虽然我个人经验比较少。但是总结报告大体都是相同相通,我认为最好的年终总结可以参考大公司尤其是跨国公司的年报信息,因为上市公司的年报要博取华尔街投资界的眼球,所以年报的内容非常丰富和精彩。当然国内一些高科技公司的年报也有类似的信息也很精彩。


实例4:GE公司2017年年报

各公司年报的框架不尽相同,侧重点不同,大家可以参考其全面性和图文并茂的行文。下面截图是通用电气的最新发布的年报Annual Report 2017(200+页),内容架构是:

  1. Deliver-交付物(给客户提供的产品和服务);

  2. Strengthen-我们的核心竞争力/强项;

  3. Run-我们如何通过运营,让我们公司更加有效益

  4. Drive-文化如何驱动公司的持续发展;



03

六西格玛总结的应用场景3:

电梯讲演Elevator Speech


给大家推荐电梯讲演Elevator Speech,先给大家分享这个电梯讲演的缘起, 

  • 麦肯锡公司的故事:原定1小时的会议为一个大客户公司董事长讲解麦肯锡公司的咨询服务业务,咨询顾问做了很好的准备,PPT也做的很精美,但是突发情况:董事长接到一个特别紧急的事情需要出差,马上要赶往机场,并告知咨询顾问可以在从办公室电梯下楼到上车之前的几分钟了解业务,所以咨询顾问必须短时间来阐明公司能提供的咨询服务项目的背景、重大意义及其效益等,但遗憾的是该顾问并没有准备好,结果就是丢失了业务。


这个对于麦肯锡公司是一个沉痛的教训,他们就开始总结如何在短时间内把一件事说清楚,这对于职业经理人来说也是非常非常重要的事情。电梯讲演的重点在于:归纳观点,不建议过多,最好在三/四点之内;例如六西格玛总结可以用这个思路:

  1. 一年里有哪些挑战/KPI;

  2. 为什么这些KPI是重要的?即如果完成KPI,对公司的帮助是什么?

  3. 我们如何达到这些KPI的,过程中有没有坎坷?(这一点很重要);

  4. 一年中达到的结果;


总结,六西格玛总结的三种应用场景:

  • 正式会议:用于向上级领导做正式汇报;

  • 书面总结:写好图文并茂的总结;

  • 电梯讲演:紧急场合/短时间总结所做工作。


其实,任何的总结和报告都没有捷径和固定的套路。只要用心准备,多参照他人好的实践。都可以让你的报告印象深刻。



以上文字是由ASQ MBB 成长群高叶峰、赵锴根据线上分享会内容整理,全文内容经过分享嘉宾Leo的确认。